« Une AG dans la sérénité »

Procès-verbal de l’Assemblée Générale du

16 mars 2018

NOTA : La réunion de l’Assemblée Générale était précédée d’une réunion du Conseil d’Administration, comme convenu lors de la réunion du 17 mars 2017 de cette assemblée.

Toutes les dispositions et l’ordre du jour ont été validés par les membres de CA, qui ont approuvé également les candidatures des six membres issus des associations.

De l’avis de nombreux présents, l’Assemblée Générale du comité de jumelage s’est déroulée de façon conviviale, détendue, transparente et détaillée.

Le président déclare l’ouverture de la séance à 20h35.

La séance étant déclarée ouverte, le président remerciait tous les présents et notamment, le Conseiller Départemental M. Franck Soulignac, le Maire M. Patrick Prélon, les adjoints et les élus, les responsables d’associations, les partenaires, l’équipe de l’association, les adhérents et sympathisants ; il remerciait également les interlocuteurs qui ont contribué à développer les rencontres.

Il citait la bonne coopération de Mme Corinne Rochelle (principale du collège Marcelle Rivier, Mme Alessandra Moretti  (Professeur d’italien) et nos correspondants des communes jumelées.

Dans son exposé de bienvenue, le président René BRES tenait à évoquer le rôle important, des bénévoles et un appel était lancé pour impliquer de nouveaux volontaires afin de renforcer l’équipe en place.

Le président remerciait tous ceux qui se sont investis pour tous les nombreux événements, soulignant un bon esprit d’équipe et d’engagement, en qualifiant les volontaires suivant le terme plus révélateur « d’équipe de bénévoles ».

Le président évoquait l’incendie criminel qui en neutralisant la salle des fêtes modifie fondamentalement notre organisation pour cette année 2018. Ce qui explique le contenu de cette AG à deux visages, « avant et après » cet acte de malveillance.

La présentation des activités était étayée avec des supports audiovisuels afin de mieux développer avec clarté, rigueur et précision toutes les activités et événements passés et à venir, les analyses financières, les projets et les axes stratégiques.

Première résolution :

Bilan financier : (présentation par Michel Blanchard)

 Le rapport financier permettait à chacun de prendre connaissance dans le détail des chiffres de l’exercice 2017.

Toutes les lignes budgétaires des produits et des charges étaient visionnées sur écran, allant jusqu’au détail des informations financières et des analyses par sections, des comparaisons entre 2016 et 2017, du compte de résultat, des graphiques de répartition des dépenses et des recettes, du détail des résultats des activités, des rencontres avec nos amis des communes jumelées,  des animations locales et des actions sociales.

Au final, Il apparaissait une situation financière du Comité de Jumelage particulièrement saine, de façon récurrente par une tenue rigoureuse des comptes.

L’excédent global de clôture est de : 331.34 €uros

Les comptes étaient soumis à l’approbation de l’assemblée.

Après un vote à main levée, le bilan financier 2017 était adopté à l’unanimité.

Deuxième résolution :

Budget prévisionnel 2018: (présentation par Michel Blanchard)

Les éléments du budget prévisionnel étaient cités en précisant l’importance de deux déplacements, celui d’une délégation à Vétroz (CH) et des jeunes collégiens italiens à Costigliole-Saluzzo (IT).

Le trésorier présentait le budget prévisionnel pour l'exercice 2018 dont les activités ont commencées par l’invitation à la galette des Rois et la tenue du loto annuel. Le budget est équilibré.

Il a remercié M. le Maire pour les subventions, de fonctionnement et exceptionnelle.

Après un vote à main levée, le budget était adopté à l’unanimité.

Troisième résolution :

Candidatures des membres du Conseil d’Administration : (présentation par René Brès)

Le tiers des membres du Conseil d’Administration à renouveler sont cette année, issus des associations sont :

-Claudine SCHOCKMEL ( club de tennis)

-Jacques RATTO (foot)

-William SALEM (comité des fêtes)

-Daniel CHEVROT ( les Plïades)

-Maria PHILIP ( Beaumont Accueil)

-Claudine PERRIER ( MJC)

Après un vote à main levée, la liste était adoptée à l’unanimité et les membres issus des associations étant régulièrement élus.

Quatrième résolution :

René BRES a précisé qu’un vote de confiance à bulletin secret a été prévu pour le poste de président. Afin de répartir certaines tâches, le Bureau Administratif est complété de 6 délégations supplétives

Membres du Conseil d’Administration :

Le président présente la liste des membres du bureau administratif :

-Président: René BRES

-Secrétaire: Josiane HUGON

-Secrétaire adjointe: Monique de SAN NICOLAS

-Trésorier: Michel BLANCHARD

-Trésorier adjoint: Jean-Claude ARCAY

Présidents honoraires: Patrick PRELON (Maire) - Roger DUBOIN

Présentation de la liste des délégués :

Délégué à la technique et inventaire du matériel, mobilier et des équipements : Daniel CHEVROT

Délégué aux relations : Jean-Claude ARCAY

Déléguée aux assurances : Josiane HUGON

Délégué à la communication sur voirie : Tatos HAGOPIAN et Georges GREGOIRE

Déléguée à la communication écrite : Marie-Thérèse GRESSE

Déléguées à l’entretien du local : Francine TRAVERSIER et Geneviève DUBOIN

Après un vote à main levée, la liste était  adoptée à l’unanimité et les membres régulièrement élus. Le vote à bulletin secret pour le poste de président permet d’élire le président à l’unanimité, il est régulièrement élu.

Cinquième résolution :

Bilan moral : (présentation par Josiane Hugon)

Dans ce bilan moral les commentaires sur les échanges avec nos communes jumelées de Vétroz et de Costigliole-Saluzzo ont été évoquées, ainsi que l’implication de l’association dans l’organisation de manifestations locales telles que le loto, le vide-greniers, la soirée cabaret (un des points d’orgue de l’année écoulée) avec le spectacle « Cabaret du Rire», sans oublier la participation à des événements importants, tels que la course des 10 km de l’hexagone, la fête des associations, le spectacle au profit du Téléthon, le marché de Noël…

 Trois activités annexes ont été mises en évidence : les cours de danses en ligne, les cours d’italien et la construction d’un char qui permet d’apporter une contribution importante à la grande fête locale du corso de Pâques.

Le bon fonctionnement des activités annexes était précisé :

·Les cours d’italien sous la responsabilité de Monique et Joseph SINISCALCHI.

·Les cours de danses en ligne sous la responsabilité de Josiane HUGON.

·La construction d’un char sous la responsabilité de Bernard HUGON.

Une vidéo rétrospective de l’année 2017 mettait en valeur les facettes des riches et mémorables événements de l’année 2017.

Après un vote à main levée, l’agenda du bilan moral était adopté à l’unanimité.

Sixième résolution :

Fixation du montant de la cotisation pour 2019 : (présentation par René Brès)

Il est proposé de maintenir le montant de la cotisation annuelle à 12 €uros

Après un vote, le montant de la cotisation à 12 € était adopté à l’unanimité.

Septième résolution :

Agenda des activités 2018 : (présentation par René Brès)

La liste de l’agenda inclus les déplacements d’une délégation à Vétroz et des collégiens à Costigliole-Saluzzo (les précisions sur les programmes seront communiquées en temps utiles).

L’organisation d’une soirée cabaret était évoquée en précisant le but qui était de produire un très bon spectacle professionnel, à l’évidence ces soirées n’attirent pas trop le public beaumontois. Nous envisagions une nouvelle formule pour 2018 qui à priori ne pourra pas s’organiser faute de salle, le président a précisé que dans le doute de disposer de la salle des fêtes, nous ne pouvons pas prendre d’engagements avec les artistes (sachant qu’il faut réserver les intermittents du spectacle au moins 9 mois à l’avance).

Compte-tenu du sinistre qui neutralise la salle des fêtes, il reste encore quelques zones d’ombre sur certaines manifestations.

Toutes les activités sont répertoriées, l’agenda est en ligne sur le site du jumelage :

http://www.jumelage-beaumontlesvalence.org/node/23
Après un vote à main levée, l’agenda des activités pour 2018 était adopté à l’unanimité.

Huitième résolution :

Différentes dispositions et projets: (présentation par René Brès)

Réagir face au sinistre :

Notre comportement, sans résignation est de:

·        Repenser à notre organisation.

·        Imaginer d’autres événements plus modestes.

·        Avoir des attitudes encore plus solidaires inter-associatives.

·        Evoquer d’autres types de rencontres.

Le triptyque du jumelage :

Il est notre référence, en permettant d’articuler nos actions dans un cadre reposant sur nos fondamentaux " ECHANGER - VALORISER - ANIMER) en y associant les valeurs Européennes, tout en participant activement à de nombreuses manifestations d’animations et de valorisation de nos atouts.

Le schéma financier :

Il a pour but de présenter notre identité, le poids financier de nos rencontres (fondamentaux) n’empêche pas de contribuer à des actions sociales. « Notre association a du cœur », c’est la démonstration visuelle que nous voulions mettre en exergue.  

Le relationnel avec l’Italie :

En complément des rencontres inter-collégiens, l’esquisse d’un projet d’une randonnée et exposé, elle est préparation en relation avec l’association Beaumont-Accueil.

Les échanges entre les collégiens du nouveau collège de Beaumont-lès-Valence et celui d'Italie:

Le premier voyage est programmé sous la responsabilité du nouveau collège, c’est un challenge réussi.

Nous remercions la coopération et le soutien de : Mme Corinne Rochelle Principale du collège Marcelle Rivier, Mme Alessandra Moretti Professeur d’italien, M. Patrick Prélon Maire de Beaumont-lès-Valence et nos interlocuteurs italiens sous l’impulsion de Mme Milva Rinaudo.

Projets avec la Suisse :

En plus des rencontres annuelles, l’opportunité de nouveaux interlocuteurs (Maire et président de l’amicale) devrait permettre de relancer d’autres projets.

L’association « Les Pléiades » envisage d’aller visiter l’observatoire du village de St Luc (situé à proximité de notre commune jumelée).

Les relations inter-associatives :

Elles sont nombreuses : Avec le Comité des fêtes nous construisons un char pour la fête du village, le club de foot organise les challenges de foot inter-collégiens, Beaumont-Accueil souhaite continuer les randonnées dans nos communes jumelées, un projet est en cours avec l’initiative de l’association « les Pléiades », nous avons d’excellentes relations avec les associations : le Tir Sportif, le club bouliste, le basket, la MJC, la Savate, le Club des 3 Rivières….

La communication :

La communication tient une place très importante et incontournable dans notre association ; vis-à-vis de nos communes jumelées, de nos adhérents, de nos partenaires, de nos interlocuteurs, de nos sympathisants, de diverses institutions et bien sûr pour la promotion de nos manifestations.
Ce n’est pas le tout de savoir-faire encore faut-il le faire-savoir.

Notre site internet vient d’être relooké, il est la vitrine de notre association, c’est un outil indispensable pour notre type d’association, encore faut-il le faire vivre !...

Après un vote à main levée, les différentes dispositions et projets étaient adoptées à l’unanimité.

Conclusion:

Le président a fait remarquer que l’année 2017 était celle de la réception de nos amis suisses et des collégiens, ce qui génère des dépenses plus importantes. Pour l’année 2018, il n’y aura pas de réceptions.

Malgré l’impossibilité d’occuper la salle des fêtes, pour 2018 nous envisageons d’organiser quelques manifestations afin d’équilibrer nos comptes

Le président notait avec satisfaction la bonne planification des manifestations, la gestion rigoureuse des comptes, la maîtrise budgétaire, la saine tenue de la trésorerie, l’implication dynamique du secrétariat et de la cohésion de toute l’équipe constituée de nombreuses complémentarités.

La bonne année 2017 récompense les efforts engagés.

Il précisait que l’essentiel de l’ensemble de notre bilan repose sur la richesse des relations humaines, notre démarche étant de s’appuyer sur « un relationnel qui rime avec consensuel », dans un large esprit de tolérance, de respect en fédérant toutes les bonne volontés pour évoluer avec motivation, créativité et imagination.

Présentation d’un diaporama:

Le président présentait un diaporama qu’il a réalisé dans le cadre de la valorisation de notre département, il permet d’apprécier sur un fond musical des différentes facettes et contrastes qui caractérisent  notre secteur en passant par la « Drôme des collines », le « Royans-Vercors », « Valence et plaine de Valence », « Vallée de la Drôme et Diois » pour terminer par la  « Drôme provençale ».

Conclusion des élus :

La parole était donnée à M. Franck Soulignac, Conseiller Départemental : il remerciait l’équipe de l’association, il soulignait sa satisfaction de participer à cette AG, en appréciant la clarté des commentaires étayés de supports visuels, notamment la mise en évidence par un diaporama des magnifiques clichés de notre département.

La parole était donnée à M. Patrick Prélon, Maire : il évoquait les fortes nuisances dues au sinistre récent et condamnable ; il confirmait son soutien aux différents projets pour favoriser l’organisation des manifestations qui nécessiteraient l’orientation vers une salle de repli. Il remerciait l’implication généreuse des bénévoles.

Le président déclare la séance levée à 22h15.

Pour clôturer cette Assemblée Générale, l’assistance était conviée à partager le verre de l’amitié dans un climat détendu de convivialité.

       Le président                                          La secrétaire                                                   Le trésorier

 Fait le 20 mars 2018